بحث متميز حول منهجية تحرير الرسالة الإدارية

دراسة وبحث قانوني في منهجيـة تحريـر الرسالـة الإداريـة

تطلق الرسالة على الرسائل المتبادلة مابين مصلحة إدارية والعموم، أو بين مصلحتين إداريتين مختلفتين.

ففي الحالة الأولى، نكون أمام رسالة إدارية، لكنها تأخذ شكلا شخصيا لأنها تكون موجهة إلى شخص معين.

وفي الحالة الثانية، يتعلق الأمر برسالة إدارية متبادلة مابين المصالح الإدارية، وسواء كان النوع الأول أو الثاني، فإن لهما مميزات مشتركة.

إن الإدارة تعتمد شكل الرسالة الخاصة، عندما تكون مراسلاتها موجهة إلى أشخاص أو منظمات أجنبية عنها، وعلى العكس من ذلك فالرسالة الإدارية بالمعنى الدقيق للكلمة، تكون دائما متبادلة ما بين المصالح العمومية مثل الوزارات، والمؤسسات العمومية وشبه العمومية على الصعيد المركزي أو الجهوي أو الإقليمي، ويتعين أن يكون المتبادلون للرسائل لاينتمون إلى نفس المصلحة، وفي حالة انتمائهم إليها تستعمل المذكرات كوسيلة للاتصال عوض الرسائل.

هذا وتعتبر الرسائل الأكثر استعمالا في الاتصالات الإدارية أو الشخصية، حيث بواسطتها تربط الإدارة اتصالا مع الجهات أو الأشخاص الراغبة في الاتصال بهم، ويستعمل في تحريرها عادة ضمير المتكلم المفرد، بينما يستعمل ضمير الجمع المخاطب، في مخاطبة المرسل إليه، مثل : أكتب إليكم- أطلب منكم- أعرب لكم- أعرض عليكم- أنهي إليكم…الخ.

أولا : تقديم الرسالة

تخضع الرسالة الإدارية كباقي الوثائق الإدارية الأخرى لمميزات المظهر الخارجي الشكلي والذي سنعرض له فيما يلي باختصار.

– الرأس : يشتمل على مجموع البيانات مطبوعة بحروف بارزة تعين بالضبط هوية الرسالة والجهة الصادرة عنها.

وكما سبقت الإشارة إلى ذلك عند الكلام على المظهر الخارجي للوثائق، يشتمل الرأس على :

-بالنسبة للإدارة المركزية :

– المملكة……………………….

– الوزارة……………………….

– الكتابة العامة………………….

– المديرية العامة………………..

– القسم………………………….

– المصلحة……………………..

– رقم التسجيل…………………..

الإشارة إلى جميع هاته البيانات متوقف على مستوى الجهة التي حررت الوثيقة وصدرت عنها في التسلسل الإداري للوزارة، فقد يكون ديوان الوزير، أو الكتابة العامة، أو المديرية، أو القسم، أو المصلحة، وكلما كانت الجهة المصدرة للرسالة في مستوى أعلى، إلا وكان الرأس مكونا من فقرة أو فقرتين والعكس صحيح.

– المكان والتاريخ : في وسط أعلى الصفحة،

– المرسل والمرسل إليه

– التسلسل الإداري : عند اللزوم

– الموضوع

– المرجــع : إذا كانت هناك مراسلة سابقة

– الإمضاء

– الوثائق المرفقة : إذا كانت هناك مرفقات.

أ- صيغة النداء والمجاملة :

بالنسبة للرسائل الإدارية المتبادلة بين المصالح العمومية يقتصر الأمر على ذكر صفة المرسل إليه، دون ذكر اسمه الشخصي والعائلي.

المملكة المغربية الرباط في…………

وزارة المالية والخوصصة

الديوان

عدد :……….

من وزير المالية والخوصصة

إلى

السيد وزير الداخلية

الرباط

الموضوع : ………………………………………….

المرجـع : …………………………………………..

سلام تام بوجود مولانا الإمام

وبعد، ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

الإمضاء

ب- احترام التسميات الرسمية للإدارة أثناء تبادل المراسلات

من جهة أخرى ينبغي احترام التسميات الرسمية الصادرة في الجريدة الرسمية للوزارات، والمصالح التابعة لها، عند تبادل المراسلات سواء بالنسبة للمرسل أو المرسل إليه على حد سواء، وعليه بالنسبة للمرسل إليه إذا كانت تسميته الرسمية وزير الدولة و وزير الداخلية، فلا يشار إلا بوزير الداخلية فقط، وكذا الأمر بالنسبة للمرسل إذا كانت تسميته الرسمية وزير المالية والخوصصة، فليس معقولا أن يشار إليه باسم وزير المالية فقط.

ج- احترام السلم الإداري

يعتبر احترام السلم الإداري في المراسلة من مبادئ وقواعد المراسلات بين المصالح الإدارية، أو داخلها، فكلما كانت الرسالة متبادلة بين سلطة دنيا وسلطة أعلى أو هيئة منتخبة إلى سلطة الوصاية إلا ويجب أن تكتب عبارة :

– تحت إشراف السلم الإداري.

مثال :

من رئيس المجلس البلدي لجماعة أكدال

إلى

السيد وزير الداخلية

تحت إشراف السلم الإداري

الموضوع : المصادقة على القرار البلدي رقم…………………. المتعلق بتسمية الساحات العمومية.

وهكذا لا يمكن قبول خرق قواعد السلم الإداري من أي جهة، سواء كانت عليا أو سفلى، لكن يمكن توجيه المراسلة مباشرة، نظرا لمبررات إدارية، مثل ظروف الاستعجال وغيرها، على أن توجه بالطريقة العادية نسخة من المراسلة تحت إشراف السلم الإداري.

هذا وقد جرى العمل بتقليد قديم في المراسلات المخزنية المغربية، ويعمل به في الإدارة المغربية حاليا، يقضي بالابتداء بتعبير شائع ولم تخل منه مراسلة، وهو افتتاحها بهذه الجملة “سلام تام بوجود مولانا الإمام ” ولذا لا تكون المراسلة مستوفية للشروط الشكلية إذا كانت غير مبتدئة بهذا التعبير داخل فضاء الإدارة.

وأخيرا كلمة المجاملة الوحيدة التي تتحلى بها الرسالة الإدارية في أولها هي :

يشرفني ……………………..

أما في الختام فليس هناك أي تعبير خاص للمجاملة أو الاحترام.

ثانيا : تحرير الرسالة

يخضع تحرير الرسالة الإدارية لنفس القواعد التي يخضع لها التحرير الإداري بصفة عامة، ولا حاجة لذكرها من جديد، كما أن محتواها من حيث الشكل هو نفس محتوى أي وثيقة إدارية أخرى إذ ينقسم إلى ثلاثة أجزاء رئيسية هي :

المقدمة

العرض

الخاتمة

1- المقدمـة :

هي بمثابة إطلالة على ما سيأتي من أفكار تعيد التذكير بالموضوع والمرجع إذا كان هناك مرجع، وتهدف إلى تهيئ القارئ لمعرفة الأحداث الموالية، وكذا استعراض العناصر الأساسية للقضية موضوع الرسالة.

تبدأ الرسالة الإدارية بعد الإشارة إلى الموضوع بعبارة الاحترام التقليدية التي تميز أسلوب الإدارة وتضفي على تواصلها طابع السلطة العمومية، ومكان هاته العبارة من الرسالة يكون حسب الأحوال إما في أولها أو في وسطها.

مثـال : علاقة بالمرجع المشار إليه أعلاه، والمتعلق بموضوع…… يشرفني……

2- العـرض :

هو أهم جزء في الرسالة الإدارية، وينبغي على محررها إعطاؤه كامل العناية، ومن الأفضل أن يقسم العرض حسب نوع الرسالة إلى فقرتين وأحيانا أربع على أكبر تقدير على أن تكون مرتبطة فيما بينها، مع مراعاة التوازن المطلوب عند صياغتها.

كما يجب استعراض الأحداث بصفة متسلسلة متبعين قاعدة الأهمية المتزايدة عند سرد الوقائع المفصلة في الرسالة بمعنى أن يتم البدء بالحدث الأقل أهمية، ثم التدرج للوصول إلى الحدث المهم والذي يعتبر في نفس الوقت قرارا لا رجعة فيه، على أن تكون الفقرة الأخيرة تهيئا للخاتمة، ومرتبطة بها بطبيعة الحال.

يكون العرض مستوفيا للشروح والتفاصيل التي تغيب عن ذهن المرسل إليه، والذي من خلاله يكون فكرة واضحة ودقيقة عن جوهر المسألة موضوع الرسالة دون أن يكون مضطرا لطلب المزيد من الإيضاحات والتفاصيل بعد الانتهاء من قراءتها، أو اللجوء إلى مساعديه لتقديم معلومات تكميلية، الأمر الذي يتسبب في ضياع وقت ثمين، وبالتالي تأخير البث في موضوع المراسلة.

هذا وينبغي أن يتم عرض قضية واحدة لا أكثر في رسالة واحدة، اللهم إذا كانت هناك مجموعة من المشاكل مرتبطة فيما بينها، ولا يمكن فصل بعضها عن بعض، عندها يتم بسطها مجتمعة في رسالة واحدة، لأن المبدأ هو أن تخصص لكل مشكلة رسالة مستقلة.

3- الخاتمـة :

هي الخلاصة التي نرغب في صياغتها بكل عناية، ونلخص فيها بواسطة جملتين أو ثلاث، ما نريد التأكيد عليه، مع الحرص على الدقة والاختصار. إن الإشارة التي يمكن تمريرها من خلال الخاتمة هي : إما إيعاز، أو اقتراح، أو توضيح، بحيث يحصل اقتناع لدى الموقع أن القضية موضوع الرسالة منتهية، باستثناء ظهور عناصر جديدة، وعلى ضوء ذلك، يقدر الوقت الكافي للتوصل بالجواب وتقديم رد نهائي، كما أن للخاتمة تأثير بالغ على المرسل إليه وهي التي توجه طبعا حكمه على موضوعها والقرار النهائي المتخذ حولها.

ثالثا : أنواع الرسائـل Sortes des lettres

1- رسالة الإفادة بالتوصل L’accusé de réception

2- رسالة التوجيه Le soit transmis

3- رسالة التذكير Lettre de rappel

4- رسالة الأخبار Lettre d’information

5- رسالة التدخل Lettre d’intervention

6- رسالة الاستشارة أو الطلب Lettre de consultation

7- رسالة الجواب Lettre de réponse

8- رسالة الاقتراح Lettre de proposition

9- الرسالة الدورية Lettre – circulaire