أهم الجوانب القانونية….. للشركات (1)
تسعى جميع الشركات و المؤسسات التجارية إلى تحقيق ربح من خلال توجيه مواردها المتوفرة إلى الأعمال التي تدر أرباح بطبيعة الحال . وقد تلجأ الإدارة في تلك الكيانات إلى اتخاذ قرارات سواء إدارية داخلية أو تتعلق بعلاقة الشركة مع الغير وتكون تلك القرارات محسوبة من الناحية الاقتصادية. ولكن يتضح لاحقا مع مرور الأيام أنها لم تكن قرارات صائبة من الناحية القانونية وغالباً تكلف الشركة الكثير من الأموال لتجاوز تأثيرات تلك القرارات. نركز في هذه السلسلة الجديدة من المقالات على عدة مواضيع تباعاً، والتي تتناول بعض الجوانب القانونية للمنشآت التجارية.
الموضوع الأول
بعض الجوانب القانونية في المبيعات
– التعامل مع السرقات و الاختلاسات.
السرقات أو الاختلاسات هي من أخطر التهديدات التي تواجهها الشركة من الداخل. وغالباً تحصل في الشركات و المؤسسات بمختلف أحجامها و نشاطاتها وليست حكراً على نوع دون الآخر أو نشاط دون الآخر. أن الفرق الرئيسي بينهما أن السرقة تكون في الخفاء بينما الاختلاس يكون في العلن . نتناول في هذا الموضوع الإجراءات الوقائية لمنع أو التقليل من حدوث سرقة أو اختلاس في المنشأة، ثم نتطرق إلى الإجراءات الواجب اتباعها بعد اكتشاف السرقة أو الاختلاس.
أ- تطبيق ضوابط داخلية للرقابة.
– نتذكر المقولة المعروفة “المال السائب يعلم السرقة ” ، حيث أن التسيب في مراقبة العمليات المرتبطة بالنشاط اليومي للمنشأة قد يؤدي إلى أن يشعر الموظف أنه في أمان إذا ما قام باختلاس مبلغ من المال ، وسوف يمر وقت طويل قبل أن تشعر المنشأة بالاختلاس وعندها يكون هذا الموظف قد غادر المنشأة أو أخفى الدليل أو حتى رحل عن البلاد.- أن ضعف أو انعدام الرقابة هي أحد أكبر مسببات حالات الاحتيال الداخلي. ويمكن لقسم الموارد البشرية و الإدارة القانونية (مكتب المحاماة) ، أن تعيد هيكلة الأقسام الحيوية التي تعتمد عليها المنشأة في دخلها المالي. من الأمثل على تلك الإدارات إدارة التسويق ، إدارة المبيعات ، إدارة التحصيل ، الإدارة المالية. بحيث يتم إعادة توزيع الصلاحيات و المسؤوليات بحث لا يستأثر موظف بإصدار الفاتورة و تحصيلها و توريدها إلى مالية المنشأة بشكل فردي. كذلك جيب ما أمكن توحيد طريقة استلام المبالغ من العملاء من خلال وضع شرط في الفاتورة أو اتفاقية العمل أن يكون السداد أما بشيك باسم المنشأة أو حوالة بنكية على حساب المنشأة مباشرة.
– كذلك ينبغي على المنشاة بتطوير سياسات واضحة في إصدار و تحصيل الفواتير ، وتثقيف الموظف والعميل بها وجعلها متاحة للجميع وخصوصا العملاء. أن إعادة حوكمة القطاعات الأساسية في المنشأة يجعل من حالات السرقة والاختلاس أمر منعدم أو في أسوء الحالات أمر نادر.
– يستحب أن يوضع نظام لتوثيق العمليات والانشطة اليومية ومراجعتها من قبل موظف مختص ، وكذلك إعداد تقارير مالية دقيقة على أساس شهري أو ربع سنوي بحد أقصى . كذلك يجب أخذ ضمانات من قبل العاملين في المبيعات الآجلة السداد ، مثل سند لأمر بقيمة البضاعة المباعة حتى لا يتأمر موظف المبيعات مع المشتري . ويمكن للمحامي المختص اقتراح طرق قانونية آخرى للتعامل مع كل حالة وفق المعطيات المختلفة.
ب – اكتشاف السرقة أو الاختلاس والتحقيق و التوثيق.
– غالبا يتم اكتشاف السرقة أو الاختلاس من قبل أحد الموظفين . وبعد ذلك يبلغ الإدارة بالواقعة من منطلق إبراء ساحة الموظف من تحمل مسؤولية تلك الواقعة. كذلك في الغالب تسارع الإدارة إلى إبلاغ الشرطة للحضور أو الذاهب لمركز الشرطة بهدف طلب مساعدتهم في الإمساك بالجاني قبل أن يتصرف في المال أو يخفيه. وهذا الإجراء وأن كان صحيحاً إلا أنه ليس أول ما يجب أن تقوم به المنشأة من إجراءات.
– أن الإجراء الأول الصحيح الذي يفضل أن تتبعه المنشاة هو تكوين لجنة للتحقيق و جمع الأدلة و من ثم توثيقها و حصر المتهمين بدلاً من توجيه أصابع الاتهام لموظف دون آخر. ويتم ذلك من خلال تشكيل لجنة بشكل فوري مكونة من الموظفين ذو السمعة الحسنة المشهود لهم بالنزاهة من الإدارة المالية أو الحسابات و أحد ملاك الشركة و مدير القسم الذي حدثت به السرقة. بعد ذلك يجب أن يتم التركيز على جمع الأدلة الملموسة و إعداد ملف يحتوي على كل ما يرتبط بالسرقة و المتهمين و التحقيق مع جميع من له صله بالواقعة. ويمكن بعد ذلك لموظف الإدارة القانونية أو محامي الشركة التوجه إلى مركز الشرطة بملف مليء بالحقائق والمستندات ذات العلاقة.
– ويفيد الحقيق الفوري في حصر المال المسروق وتوقع الخطوة القادمة للسارق مما يحفظ الأموال الآخرى من السرقة علاوة على الفائدة في توثيق الأدلة مما يسهل مرحلة السير في الإجراءات القضائية لاحقاً. كذلك فأن التحقيق الدقيق و الواضح يحول دون اتهام أشخاص غير معنيين .
– الجدير بالذكر هو أن كمية المبلغ المسروقة لا تهم ، فيجب أن تطبق الإجراءات السابقة سواء كان المبلغ بسيط أو كبير وإلا فإن السمعة التي سوف تصل إلى الموظفين أنه لا مانع من سرقة المبالغ البسيطة فقط.
استكمالاً للمقال في شهر أكتوبر بعنوان أهم الجوانب القانونية….. للشركات السعودية (1) , حيث وعدنا بكتابة سلسلة من المقالات تتناول الجانب القانوني من عمل المنشآت التجارية مع تحليل تأثيرها من الناحية القانونية و حيث أن كل قرار إداري يتم اتخاذه من قبل الإدارة إذا كان غير محسوب من الناحية القانونية ، قد يكلف الشركة الكثير من الأموال لتجاوز تأثيرات تلك القرارات. ونركز في هذه السلسلة من المقالات على عدة مواضيع تباعاً، والتي تتناول بعض الجوانب القانونية للمنشآت التجارية.
الموضوع الثاني
بعض الجوانب القانونية في العقود التي تبرمها المنشأة
المراحل الصحيحة التي يمر بها العقد حتى توقيعه
لن نتحدث عن أركان أو شروط العقود ولا عن أنواع العقود لأنها معروفة ومتداولة وإن كانت تحتاج إلى شرح في بعض التفاصيل ، ولكن سنكرز على ما تمر به المنشأة غالباً خلال مرحلة التعاقد ، خاصتاً عندما تنوي منشأة ما بالدخول في بيع بضاعة أو تقديم خدمة. غالباً يحرص كلا الطرفين على وجود عقد مكتوب يحدد حقوق والتزامات كل طرف من الأطراف مثل تحديد نوع البضاعة أو الخدمة التي ستقدم ومدة التنفيذ. إلا أن تركيز متخذ القرار في الغالب ينصب على الهدف المرجو من العقد، في حين تأتي صياغة العقد في الدرجة الثانية . وفي المجمل أن صياغة العقود يجب أن تغطي جميع المواضيع المهمة. غالبية العقود التي تصاغ من غير المختص تفتح المجال للمنازعة و المخاصمة في المستقبل. حيث تكون هنالك العديد من النواقص و الثغرات التي تبدء النزاع لا سمح الله.
المرحلة الأولى: مرحلة إبداء النوايا ثم التفاوض :
تبدأ هذه المرحلة من خلال وجود اهتمام من أحد أطراف العقد ببضاعة أو خدمة يقدمها الطرف الآخر ، حيث يأخذ الطرف المهتم على عاتقه الحصول على كافة المعلومات التي تهمه حول هذه البضاعة أو الخدمة مثل السعر ، مدة التنفيذ ، النوع ، اللون ، الحجم ، القدرة …. الخ ، بعد ذلك يجمع كل تلك المعلومات و يبدأ في عملية تسمى الإفصاح عن النية بالتعاقد وذلك بعد اتخاذ القرار بالشراء ، فإذا توفرت القدرة المالية للحصول على البضاعة أو الخدمة وكذلك الرغبة بالشراء لأي سبب كان ، فأن متخذ القرار سوف يقرر شراء تلك البضاعة أو الخدمة و يوصل رغبته للطرف الآخر.
ينبغي على الطرف المهتم أن يحدد بشكل موضوعي مدى الحاجة لتلك البضاعة أو الخدمة و تحديد القيمة التي ينوي دفعها للحصول على ما يريد. و يبدأ مرحلة التفاوض مع الطرف الأخر حول المطلوب شراءه و الاتفاق الشفهي على الشروط التي جرت العادة أن يتم التحدث عنها ، على سبيل المثال لو قرر تاجر شراء عدد 100 مكيف من تاجر جملة بهدف إعادة بيعها فإنه سوف يتم الاتفاق على السعر ، عدد الوحدات ، التقنية التي تحتويها المكيفات وبلد المنشأ. ويمكن القياس على ذلك للبضائع والخدمات المختلفة.
المرحلة الثانية: صياغة العقد:
الصياغة القانونية هي الأداة التي يتم نقل التفكير القانوني و إرادات الأطراف من مرحلة التفكير إلى لغة مفهومة و قابلة للتطبيق على الواقع. وبعبارة أكثر دقة هي الأداة التي تعبر عن إرادة و حاجة كل طرف من أطراف العقد من خلال تحويلها إلى لغة واضحة جداً ومفهومة تتمثل في العلاقة التعاقدية المكتوبة. وتعتبر العقود المكتوبة وسيلة من وسائل الإثبات التي تثبت الشروط والبنود التي يتم الاتفاق عليها بين المتعاقدين. من المهم أن تصاغ بشكل شامل لجميع الجوانب وفي نفس الوقت بلغة بسيطة غير غامضة بلا تطويل ممل ولا تقصير مخل. ويجب أن تتميز الصياغة بعدة خصائص نذكر منها:
أن تستخدم المفردات والجمل الدقيقة المحددة المعنى والواضحة الدلالة
يمكن استخدام الأفعال في صياغة العقود بالماضي و المضارع و الأمر. والأفضل أن تكون بصيغة الماضي والمضارع .
التركيز على فكرة واحدة أو فكرتين مرتبطة ببعضها في كل بند من بنود العقد
أن يكون العقد متوازن بين الأطراف بحيث لا يجحف حق أحد المتعاقدين على حساب الأخر
استخدام مفردات وجمل تحاكي موضوع العقد مثلاً استخدام اللغة الدارجة بين المحاسبين في العقود التي تكون بين المدقق المالي والعميل
الابتعاد عن استعمال المصطلحات العلمية المعقدة
محتويات العقد:
تتكون العقود عادة ومهما كان نوعها من عدة مواد و بنود وتختلف في أهميتها من عقد إلى آخر ويمكن تلخيصها كالآتي:
تاريخ إنشاء العقد ومكان إنشاؤه – عنوان العقد في مقدمة العقد
أطراف العقد و حيثيات العقد (التمهيد) – محل العقد
التزامات الأطراف وحقوقهم – مدة العقد
نطاق تطبيق العقد من حيث المكان – شروط المتعلقة بالثمن
نقل التقنية وحقوق الملكية الفكرية – سرية المعلومات
القانون المطبق و الاختصاص القضائي – التعهدات والضمانات
طرق تعديل العقد وملاحق العقد – أسباب انتهاء العقد
توقيع الأطراف و الختم الرسمي
صياغة العقود ليست بالأمر اليسير بل تحتاج إلى العلم و الممارسة والخبرة والتدريب المستمر وضبط اللغة والقدرة على محاكاة المستقبل قدر الإمكان والابتكار وذلك لمعالجة حاجات أطراف العقد مهما كان موضوع العقد وتشعبه.
الموضوع الثالث
بعض الجوانب القانونية في الاستحواذ على شركات قائمة
مقدمة:
تلجأ المنشآت إلى الاستحواذ على منشآت آخرى قائمة لأنها أقل خطر و تستغرق جهد ووقت أقل بكثير من تأسيس شركة جديدة من الصفر. وبغض النظر عن السبب الدافع إلى اتخاذ إدارة المنشأة قرارها بالاستحواذ ، فإن تأسيس شركة جديدة يجبرك على بذل الكثير من الوقت و الجهد بداية من اختيار مقر المنشأة و تجهيزه ثم التوظيف و تأسيس الإدارات المختلفة ثم رسم سياسة العمل وانتهاء ببدء العمل الفعلي و محاولة جلب الأعمال الجديدة و تأسيس معايير الجودة و تكوين ما يسمى بالسمعة التجارية . ومع مرور الوقت الذي قد يصل إلى خمس سنوات في المتوسط تبدأ الشركة في تحقيق الأرباح أو الأهداف المنشودة. لذلك سمح القانون للشركات في حال توفر السيولة الكافية إلى شراء حصص أو الأسهم في المنشآت الآخرى بحيث تحصل على نسبة تمكنها من السيطرة على إدارة الشركة و تستطيع تحقيق رغبتها في الحصول على منشأة آخرى تحت سيطرتها ولكن دون أن تأسسها من الصفر.
الأسباب التي تدفع المنشآت إلى الرغبة بالاستحواذ:
كل منشأة لديها في الغالب مجلس إدارة يمتلك القدرة و الكفاءة على إدارة الشركة و توجيه موارد الشركة سواء المالية أو البشرية في مصلحة المنشأة بحيث يتخذون القرارات اليومية أو الاستراتيجية التي تزيد من ربحية المنشأة و تقلل المخاطر. وتواجه إدارة المنشآت في بعض الأحيان تحديات عديدة ترى في الاستحواذ على منشأة آخرى حلاً لتلك التحديات والعقبات. أحد تلك التحديات توفر السيولة الفائضة عن قدرة المنشأة على استثمارها وتدويرها ، وبالتالي يتم الاستحواذ على منشآت آخرى بهدف استثمار تلك السيولة الفائضة لتحقيق تطلعات المستثمرين في المنشأة المستحوذة من زيادة الأرباح وكذلك تحقيق نمو سنوي معقول.
سبب آخرى يدفع المنشأة إلى الاستحواذ على الشركات القائمة هو حل مشاكل ارتفاع تكاليف المواد الأولية أو الخدمات اللوجستية . على سبيل المثال لو أن شركة ألبان كان هامش الربح السنوي 10 % و كان الهدف المتوقع 14 % ، وبعد عمل الدراسات اللازمة تبين أن سعر الأعلاف غير مستقر و هو سبب نقص هامش الربح و تم وضع خطة للاستحواذ على شركة أعلاف من أجل ضمان استقرار أسعار الأعلاف بعيداً عن ظروف السوق المتقلبة. وبالتالي بإتمام عملية الاستحواذ تحل مشكلة تذبذب أسعار الأعلاف ويتم السيطرة على شركة الأعلاف وتثبيت الأسعار لضمان تحقيق هامش الربح المتوقع.
أكثر العوامل المؤثرة في اتخاذ القرار بالاستحواذ:
1- المركز المالي للمنشأة المستحوذ عليها:
يجب مراجعة كل البيانات المالية وشهادات الزكاة والدخل لفتـرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات حسب النشاط ودراسة التوجهات المالية فيها. والتأكد من أن الأرقام حقيقية و صادرة عن مكتب محاسب قانوني حسن السمعة. وينبغي تحليل جميع البنود مهما كان قيمتها و التأكد من المستندات ولا حرج بالاستعانة بمحاسب قانوني مستقل للمساعدة من التحقق من الأرقام و البيانات لتسهل مهمة تحديد قيمة أصول الشركة و بالتالي المبلغ المقترح لعملية الاستحواذ.
2- المدفوعات والمقبوضات تحت التحصيل:
– على المحاسب الخارجي كذلك معاينة الحسابات المدينة ، فكثيراً ما تكون القيّم المدونة فيها غير حقيقية أو مبالغ فيها مما يعطي قيمة للمنشأة غير حقيقية. و كذلك يفضل فحص السجلات الإلكترونية ومقارنتها بالمحصل فعلاً في حساب المنشأة لتحديد عدد المتأخرين في التسديد وفترات التأخير. وأثناء تفحص للحسابات يفضل إعداد قائمة بأفضل عشرة عملاء للمنشأة وأكثرها ربحية بحيث يتم الدقيق في مركزهم المالي كذلك ووضعهم الائتماني.
– ينبغي على المحاسب تدقيق تواريخ الفواتير للتأكد من وجود سياسة فعالة في تحصيل الفواتير وأن المنشأة المستحوذ عليها ملتزمة بمتابعة فواتيرها بشكل دوري وفق سياسة التحصيل لديها. فبعض المنشآت تواجه صعوبات في التدفق النقدي وتحاول بيع المنشأة للتخلص من تركتها الثقيلة. وكذلك يجب التأكد من فواتير الشركة والتزامها بالسداد وأن لا يكون هنالك حضر بالتعامل مع المنشأة من قبل أحد موردي المواد الأساسية أو أحد مقدمي الخدمات العامة بسبب تعثر سداد أحد الفواتير العالية القيمة.
3- الموارد البشرية:
يعتبر الموظفون ذو المناصب الرئيسية من الأصول الهامة في كثير من الشركات. وبالتالي يجب عمل دراسة وتحليل أهمية هؤلاء الموظفين و مدى ارتباطهم بنجاح المنشأة. وكذلك فحص عقود العمل ومدة تلك العقود وسبب المحافظة على بقاء الموظفين المؤثرين على نجاح الشركة. كذلك معرفة ما علاقة الموظفين بالعملاء وهل سيتبع العملاء هؤلاء الموظفين إذا تركوا العمل في الشركة؟ و كذلك متى آخر مرة حصلوا على علاوة على الراتب. وجانب آخر هو تحديد مبالغ نهاية الخدمة لجميع الموظفين ففي بعض المنشآت نجد أن نهاية الخدمة لأحد الموظفين تعادل مبلغ كبير من الأموال وبالتالي كل هذا يدخل في تحديد قيمة المنشأة .
4- العملاء :
– من الأمور المهمة كذلك تجميع شكاوى العملاء ومعرفة هل هنالك خلل من وجهة نظر العملاء قد يؤثر على قرار بقائهم في المنشأة بعد الاستحواذ عليها. و من ثم محاولة تشخيص تلك المشاكل ووضع حلول لها قبل الاستحواذ لمعرفة كم سوف تكلف تنفيذ تلك الحلول.
– يمثل العملاء أهم الأصول التي تمتلكها المنشآت ، و بالاستحواذ على المنشأة يتم الحصول على أعمال هؤلاء العملاء. وبالتالي يجب التأكد أنهم سوف يبقون مع باقي الأصول من المركبات والمباني والموظفين. فكثير من الأحيان تكون علاقة العميل مباشرة من الملاك وببيع الشركة يؤسس الملاك منشأة جديدة ويستقطبون هؤلاء العملاء. كذلك يفضل عمل قائمة بأهم العملاء و دراسة كل واحد منهم على حدى ، ومن ثم تقييم مدى استمرار علاقة العمل في المستقبل أم لا.
5- السمعة العامة عن الشركة:
أن الانطباع الذي تتركه الشركة في ذهن الآخرين مصدر قوة أو ضعف وهذا لا يمكن معرفته من خلال الميزانية العامة للمنشأة. هناك الكثير من العناصر غير الملموسة التي يجب أخذها في عين الاعتبار عندما يتم تقييم الشركة. على سبيل المثال ما هو رأي العملاء عن خدمات المنشأة، عن خدمة العملاء ، أسلوب حل المشاكل ، المدة المتوقعة لحل المشاكل ، أسلوب التعامل مع العملاء ، مدى اعتماد منتجات المنشأة لدى الجهات الرسمية ، ما هو رأي الموردين ، والمنافسين، والمصارف، وأصحاب الشركات الآخرين في المنطقة ، ليتم معرفة المزيد عن سمعة الشركة يجب دراسة كل تلك العناصر بعناية.
6- الجوانب القانونية في عملية الاستحواذ :
لن نتحدث كثيراً عن الإجراءات الرسمية للاستحواذ على منشأة آخرى لأنها واضحة للمختصين و لكن سوف نسلط الضوء على بعض العناصر الرئيسية التي تتعلق بالجانب القانوني. يجب على محامي المنشأة التأكد من تسجيلات الشركة الرسمية مثل أن يكون السجل التجاري ساري المفعول ومجدد وأن تكون بيانات نشاط السجل مطابقة لنشاط الشركة. كذلك يجب التحقق من حالة السجل الائتماني للشركة في سمة و لدى جميع البنوك المحلية والخارجية التي تمتلك المنشأة المستحوذ عليها حسابنا فيها. وينبغي كذلك التحقق من القضايا المرفوعة للشركة و على الشركة لدى الجهات القضائية وشبه القضائية. كذلك أن كانت النشأة تمتلك حقوق ملكية فكرية مثل العلامات التجارية وبراءات الاختراع فيجب على المحامي التحقق من سريانها كونها أحد أصول الشركة الغير ملموسة.
إعداد المحامي فواز فهد المبكي
إعادة نشر بواسطة محاماة نت
اترك تعليقاً