القـسـم الإداري لكتابة الضبط بمحاكم المملكة
مقدمة:
يعتبر القسم الإداري من أهم الأقسام و المكاتب المكونة لكتابة الضبط بالمحاكم، فهو حلقة الوصل ما بين الكتابة الخاصة لرئيس المحكمة و رئيس مصلحة كتابة الضبط، و بين مختلف المكاتب و الشعب الأخرى.كما أنه يعتبر الموجه الرئيسي لهاته المكاتب و الأقسام و الشعب و المنسق بين إجراءاتها و عملها بصفة عامة.و يلاحظ أن أهمية هذا القسم آخذة في الزيادة و دوره آخذ في الأهمية ،فعلى الرغم من توفره على شعبتين فقط هما شعبة التدبير الإداري و شعبة الضبط و الإحصائيات و التدبير المعلوماتي ،فإن أهميته تتجلى بالخصوص لاعتباره العمود الفقري لكتابة الضبط و هو المبلور للتعليمات الموجه من طرف المسئولين لباقي الموظفين و أحيانا حتى للسادة القضاة عبر الكتابة الخاصة للسيد الرئيس،باعتباره يتوصل بهاته التعليمات من طرف السيد رئيس المحكمة عن طريق الكتابة الخاصة و عن طريق السيد رئيس مصلحة كتابة الضبط ،إضافة إلى أنه حلقة وصل ما بين الرئاسة و النيابة العامة عن طريق تبادل الكتابات و المراسلات و تبادل المعلومات و التعليمات.
و لا يختلف القسم الإداري من محكمة إلى أخرى حيث أنه يبقى قائما بنفس الدور المحوري و له نفس الأهمية و تطبق فيه نفس الإجراءات،و يتوفر على نفس الشعب سواء تعلق الأمر بالمحاكم العادية أو المحاكم الاستثنائية و سواء تعلق الأمر بالرئاسة أو بالنيابة العامة و على اختلاف درجات المحاكم سواء ابتدائية كانت أم استئنافية و لا يستثنى من ذلك إلا القسم الإداري بالإدارة المركزية و الذي يتكون من أربعة مصالح هي :
1-مصلحة الموظفين و التكوين
2-مصلحة الميزانية و المحاسبة
3-مصلحة الوسائل العامة
4-مصلحة الدراسات،التنظيم و الإعلام الآلى
و كل هاته المصالح تأخذ على عاتقها مهام تسيير الموارد البشرية و المالية و الوسائل العامة للمحكمة و كذا العمل على توفير الوسائل البشرية و المالية الضرورية ليس المحاكم.و متابعة عمل المصالح و التنسيق بينها.
و حيث سبق الحديث عن كون القسم الإداري يتكون من شعبتين هما التدبير الإداري و شعبة الضبط و الإحصائيات و التدبير المعلوماتي،فيتعين التعرف على كل من هاتين الشعبتين و الأعمال المنوطة بها و السجلات التي يتعين مسكها من طرف الموظف المكلف بالشعبة.
I-شعبة التدبير الإداري
يناط بهاته الشعبة مهمة التسيير و التدبير الإداري و نظرا لأهميتها يتعين مسكها من طرف موظفين أكفاء لهم من الخبرة و التجربة و المعرفة في الإدارة ما يؤهلهم لتحمل مسؤولية القيام بهذه المهام
و الاضطلاع بها على أحسن وجه،بالإضافة إلى جهاز الحاسوب الذي يجب أن يكون متوفرا و الذي يستعمل لتخزين المعلومات و المراسلات الإدارية و استقبال المناشير و الرسائل الدورية و المذكرات الوزارية و غير ذلك مما له علاقة بالقسم الإداري ،بالإضافة إلى ذلك فإن الموظف المكلف بهاته الشعبة يقوم بمسك السجلات و الكنانيش المذكورة.
1-سجل الصادرات و الواردات
سجل الصادرات و الواردات هو السجل نموذج 500 المحدث من قبل الوزارة،و يعتبر هذا السجل من أهم السجلات التي قامت الوزراة بإحداثها في بداية الثمانيات بدقة متناهية و الذي خلف السجلين، سجل الواردات و سجل الصادرات اللذين كانا مستعملين سابقا.
و تتجلى دقة هذا السجل في حسن اختيار طريقة تنظيم خاناته حيث إن الصفحة اليمينية تسجل فيها المراسلات الواردة برقم ترتيبي و تاريخ التسجيل للرسالة-رقمها و تاريخ الوصول و اسم و موطن المرسل و موضوع الرسالة ،كما تضمن فيه النتيجة النهائية لكل مراسلة و أية ملاحظة.
أما الصفحة الموجودة على اليسار و المخصصة للمراسلات فهي موزعة بين الصادرة و الواردة و تتضمن الخانة المخصصة للصادرة التاريخ و اسم المرسل له و موضوع الرسالة، أما الخانة المخصصة للواردة فهي تتضمن بيان التاريخ و المصدر و الجواب و في الخانة الأخيرة بيان النتيجة.
و يلاحظ أنه في حالة القيام بإجراءات مطلوبة في مراسلة أو مراسلات واردة و توجيهها بالقيام بالمطلوب،أو بعد القيام به فإنها توجه بنفس الرقم الترتيبي التي سجلت به في البداية أي أثناء دخولها للقسم الإداري ،و هاته أحسن الطرق في تبادل المراسلات حيث إن المراسلة تبقى دائما تروج بنفس الرقم إلى أن تنتهي نهائيا بالإجراءات المتعلقة بها.كما أن هاته الطريقة تحول دون تعدد الأرقام الترتيبية للمراسلة الواحدة و تحتفظ عليها من الضياع بين باقي المراسلات الأخرى كمثال على ذلك الإنابة الصادرة التي توجه برقم تسجيل الصادر و بعد رجوعها لمصدرها يعاد تسجيلها بنفس الرقم و بالتاريخ الجديد لورودها.
و تحال جميع المراسلات بسجل التداول إذا تعلق الأمر بداخل المحكمة أو محكمة مجاورة أو قريبة من المحكمة و إما توجه بالبريد العادي أو المضمون حسب أهمية المراسلة أو قيمتها.
أنواع المراسلات:
هناك نوعان من المراسلات: مراسلات واردة و مراسلات صادرة.
أ-المراسلات الواردة:
ترد بشكل يومي على القسم الإداري طيات بواسطة البريد العادي أو المضمون و تتضمن هذه الطيات المراسلات التالية:
-إرساليات من المحاكم الأخرى موجه إلى رئيس مصلحة كتابة الضبط مرفقة بجرد لقوائم وثائق الملفات المحالة في معظمها لعدم الاختصاص كما ترجع من محكمة الاستئناف التجارية قوائم لجرد وثائق الملفات بعد الطعن فيها بالاستئناف.
و تتضمن هذه القوائم في مجملها الوثائق التالية :
-نسخة من الحكم القاضي بعدم الاختصاص و الإحالة على المحكمة التجارية-محاضر الجلسات –المقال الافتتاحي-مذكرات الأطراف –شواهد التسليم و نظائر الاستدعاءات .
أما قوائم الملفات المطعون فيها بالاستئناف و التي ترد من محكمة الاستئناف التجارية فتتضمن كل الوثائق المتعلقة بالملف بالإضافة للقرار القاضي بالإلغاء و إرجاع الملف للبث فيه.
كما ترد على القسم الإداري الانابات الواردة من المحاكم الأخرى و بالخصوص من المحكمة التجارية بالدار البيضاء و من المحكمة الابتدائية بمراكش و هي ترد في شكل كتاب موجه من رئيس مصلحة كتابة ضبط المحكمة المنيبة إلى رئيس مصلحة كتابة الضبط بالمحكمة المحال عليها الإنابة في إطار الفصل 439 من قانون المسطرة المدنية و يرفق بهذه الإنابة في الغالب الوثائق التالية:
-النسخة التنفيذية من الأمر أو الحكم أو القرار المطلوب تنفيذه
-النسخة التبليغية من الأمر أو الحكم أو القرار
-شهادة عدم التعرض أو الاستئناف
-صورة للسند
-صورة لمقال الدعوى
كما ترجع إلى المحكمة الانابات الصادرة بعد القيام بإنجاز محاضر بشأنها بواسطة إرساليات أو بواسطة مطبوع يوجه من رئيس مصلحة كتابة الضبط للمحكمة المحال عليها الإنابة الصادرة إلى رئيس مصلحة كتابة الضبط المحكمة الموجهة لها.
و تتضمن نفس الوثائق التي سبق إرسالها بواسطة مطبوع الإنابة يضاف إليها المحكمة المنجز بشأنها و في حالة التنفيذ بالأداء يرفق معها أصل الشيك.
كما يرد على القسم الإداري مجموعة من الكتب من جهات مختلفة تتعلق إما بطلب مآل الملفات الرائجة او المحكومة أو طلب الوثائق المسطرية المتعلقة بها.
ب-المراسلات الصادرة
يتلقى القسم الإداري من المكاتب و الأقسام كم من المراسلات التي يتعين تسجيلها بسجل الصادر ووضع الطابع و تاريخ توجيهها و كذا رقم المضمون بالنسبة للمهم منها ثم توضع في طيات تبعت بعد ذلك بالبريد العادي أو المضمون.
و تتشكل المراسلات الصادرة في الغالب من التالي:
-الانابات الصادرة : فهي الانابات توجه بمطبوع الإنابة الذي هو عبارة عن كتاب موجه من رئيس مصلحة كتابة الضبط بالمحكمة التي وجهت الإنابة إلى رئيس كتابة ضبط المحكمة المحال عليها الإنابة
و ترفق كما هو الشأن بالنسبة للإنابة الواردة بالوثائق التالية:مطبوع الإنابة-النسخة التنفيذية –النسخة التبليغية للأمر أو الحكم أو القرار المراد تنفيذه-طي التبليغ مع شهادة التسليم.و في بعض الأحيان شهادة بعدم الطعن أو الاستئناف و صورة للسند.ترفع كذلك لمحكمة الاستئناف التجارية وثائق الملفات التجارية المستأنفة بعد جردها في قوائم و إرسالها بإرسالية تسجل بسجل الصادر و يوضع عليها الطابع و التاريخ و تحال بسجل التداول بأسرع ما يمكن.
كما تسجل بسجل الصادر الاستدعاءات مع شواهد التسليم في الملفات الرائجة و المحكومة و كذا شواهد التسليم مع طيات التبليغ في ملفات التبليغ و كذا الشأن بالنسبة لإرجاع الانابات الواردة لمصدرها بعد القيام بالمتعين بخصوصها.
2-السجل الخاص بالمذكرات
تضمن في هذا السجل جميع المذكرات و المستنتجات و المقالات المعارضة بعد أداء الرسوم القضائية عليها ما إلى ذلك و التي يتقدم بها السادة المحامون أمام القسم الإداري و يأخذون مقابل ذلك نسخة من المذكرة نسخة من المذكرة مؤشر عليها بطابع الوارد و الرقم و تاريخ وضعها.
يحتوي هذا السجل على الأضلاع التالية: الرقم الترتيبي-تاريخ التسجيل-رقم القضية و موضوع المذكرة مع ذكر اسم المحامي،و في الضلع الأخير اسم الموظف الذي توصل بالمذكرة و توقيعه.
إن إحداث هذا السجل ساهم بشكل فعال في الحفاظ على المذكرات من الضياع و تجلى ذلك في كون الموظف بمجرد ما يتسلم المذكرة من القسم الإداري و يوقع على تسلمها يقع على عاتقه مسؤولية السهر شخصيا على إدراجها بملفها بالسرعة اللازمة لذلك و احاطة القاضي المقرر بهذا الإجراء لكي يتخذ بشأنها الإجراء المناسب.
3-كناش البريد المضمون :
يتعلق بتوجيه الرسائل و مختلف الاظرفة التي توجه بالبريد المضمون.
و يلاحظ أنه غالبا ما يمسك هذا الكناش الذي يرد به البريد المضمون من طرف الكتابة الخاصة و لا يحال منها على التدبير الإداري إلا ما هو خاص برئيس مصلحة كتابة الضبط لتسلمه.
أما بخصوص المحكمة التجارية بمراكش فمسك هذا الكناش يدخل في المهام الموكولة للقسم الإداري و يبقى أن نشير إلى أن كل مراسلة أو إرسالية وردت إلا و يوضع عليها طابع الوارد يسجل تاريخ التوصل و الرقم الترتيبي الذي سجل به في سجل الوارد و الصادر، كما أن كل مراسلة توجه إلى جهة خارج المحكمة فيجب أن يوضع عليها طابع الصادر و يسجل عليها بدورها الرقم الترتيبي و تاريخ التوجيه و إذا كانت المراسلة مهمة رقم المضمون.
4-سجل خاص بالدفاتر التجارية الممسوكة من طرف التجار و الشركات التجارية
يعهد للقسم الإداري بمسك محدث خاص بالتوقيع على الدفاتر التجارية الممسوكة من طرف التجار و الشركات التجارية و ذلك طبقا لمقتضيات المادة الثامنة من قانون 88/9 المتعلق بقواعد المحاسبة الواجب على التجار العمل بها.
تسند للموظف القائم بهذه المهام بالقسم الإداري تلقي هذا النوع من الدفاتر التجارية مصحوبة بصورة لشهادة تسجيل التاجر أو الشركة التجارية في السجل التجاري بالمحكمة التجارية بمراكش مؤشر عليه من مكتب السجل التجاري للوقوف على وضعية التاجر أو الشركة التجارية هل هي لازالت قائمة أم شطب عليها و الطابع الخاص بالتاجر أو الشركة التجارية و تنبرين من فئة 20 درهما.
وبعد تضمين المعلومات الخاصة بالتاجر أو الشركة التجارية بإطلاع السجل المعد لذلك والتي تتضمن بالمناسبة الرقم الترتيبي تاريخ وضع الدفتر وعدد ، اسم التاجر وشعاره أو اسم الشركة التجارية وشعارها ، نوع الدفتر هل هو يومية ،جرد، محاضر أم قوائم تركيبية تاريخ إحالته على التوقيع، تاريخ سحب الدفتر تم في الضلع الأخير اسم وتوقيع الحائز وطابع التاجر أو الشركة التجارية.
تم يوضع طابع القسم الإداري على جميع صفحات الدفتر باستثناء الصفحتين الأولى والأخيرة فيوضع عليها طابع وتوقيع رئيس مصلحة كتابة الضبط.
5- سجل إحصاء ومراقبة السجلات:
يعهد كذلك للقسم الإداري بمهمة مسك السجل الخاص بإحصاء ومراقبة السجلات وهو السجل نموذج رقم 102 – 96/97 تسجل بهذا الكناش جميع السجلات والكنانيش المستعملة بالمحكمة ، ولا يمكن الشروع في العمل بأي سجل إلا بعد القيام بهذا الإجراء أي العمل على ترقيمها ووضع طابع المحكمة على جميع صفحاتها باستثناء الصفحتين الأولى والأخيرة التي يوضع عليها طابع وتوقيع رئيس المحكمة .
ويتضمن هذا الكناش الأضلاع التالية:
من اليمين إلى اليسار : الرقم الترتيبي تاريخ تسليم السجل –اسم الكاتب المتسلم- المكتب الذي يعمل به –تاريخ ابتداء العمل بالسجل- تاريخ انتهاء العمل بالسجل وفي الضلع الأخير توقيع الحائز.
6- الملف الخاص بتدبير احتياجات المحكمة :
تناط بالقسم الإداري مأمورية مسك الملف الخاص بتدبير احتياجات المحكمة في سجلات ومطبوعات ومواد المكتب وآلات الإعلاميات وآلات التصوير وغيرها من المعدات.
وتدرج في هذا الملف جميع احتياجات المحكمة من هذه المواد وكذا نسخ من الكتب التي توجه بخصوصها للمدير الفرعي الإقليمي لدى محكمة الاستئناف بمراكش والتي تتناول طلب تزويد المحكمة بالمطبوعات والسجلات، تضمن أرقام نماذجها وأسماؤها والكمية المطلوبة منها على الجداول التي ترفق بالكتب.
وتوجه شهريا وكل ستة أشهر وكذا سنويا ومن حين لأخر عندما يسجل خصاص ما في مواد المكتب أو السجلات أو الآلات الاعلاميات وآلات التصوير وبالإضافة إلى ذلك يعهد كذلك للقسم الإداري تتبع المخزون والمتوفر من المطبوعات المختلفة والسجلات التي تستعمل بكتابة الطبع بجميع أقسامها وشعبها وكذلك المستعملة من طرف السادة القضاة.
7-سجل إيداع أحكام الحكمين
تناط كذلك للقسم الإداري بمهمة مسك سجل إيداع أحكام وذلك طبقا لمقتضيات الفصل 320 من قانون م م الذي ينص في الفقرة الثانية على ما يلي: يودع أحد الحكمين لهذا الغرض أصل الحكم…..يتضمن هذا السجل بين أضلاعه البيانات التالية : الرقم الترتيبي ، تاريخ الإيداع ، إسم المودع ، تاريخ الحكم، أسماء الحكمين ، أسماء الأطراف منطوق الحكم أمر الصيغة التنفيذية والضلع الأخير الملاحظات.
يتقدم أحد الحكمين أمام الموظف الماسك لهذا السجل بأصل الحكم في نسخ فيه ، فيقوم الموظف بتسجيله بالسجل المعد لذلك وذلك بتضمين جميع البيانات المذكورة ويؤشر على نسخة يوضع عليها طابع الوارد على تاريخ إيداع الحكم وتسلم للطالب ويحتفظ بأصل الحكم على نسخة أو نسختان منه بكتابة الضبط.
8- سجل توزيع المناشير والرسائل الدورية
عندما يوجه أي منشور أو رسالة دورية أو مذكرة وزارية يتعين توزيعه على الموظفين للاطلاع عليه ، لتلافي أي إنكار من طرف أي موظف عن توصله أو إطلاعه على منشور أو رسالة دورية أو مذكرة وزارية أو لوقع تهاون من طرق القسم الإداري في عرض هذا المنشور فكلا على الموظفين أو على البعض منهم.
فقد أحدثت الوزراة سجلا هو سجل توزيع المناشير والرسائل الدورية تحتوي أضلاعه على الرقم الترتيبي للمنشور أو الرسالة الدورية وتاريخ التسجيل ورقم المنشور أو الرسالة الدورية كما هو مسجل بالمحكمة التي ورد عليها والجهة التي وجهته وموضوعه واسم كل موظف اطلاع عليه وتوقيعه.
وبعد الإطلاع على المناشير والرسائل الدورية والمذكرات الوزارية يرجع القسم الإداري لترتب حسب أرقامها التسلسلية التي سجلت بها في هذا السجل وذلك في ملفات الحفظ (كلاسورات) للرجوع إليها في حالة الاحتياج……..
II شعبة الضبط والإحصائيات والتدبير المعلوماتي :
الشعبة الثانية التي يحتوي عليها القسم الإداري هي شعبة الضبط والإحصائيات والتدبير المعلوماتي ، وتعني هذه الشعبة بالدرجة الأولى بالإحصائيات وضبطها بكامل الدقة ومراجعتها قبل توجيهها إلى المصلحة المختصة، ولذلك فإن عملها مرتبط أشد الارتباط بالإعلاميات حيث يتعين خزن جميع المعلومات الخاصة بالإحصائيات بالحاسوب حتى يمكن الرجوع إليها عند الاقتضاء كما أنها وفي هذا الإطار تستقبل جميع المعلومات وحفظها في الحاسوب.
ويجب ألا ننسى أن الإحصائيات هي التي تعطي النظرة العامة للمحكمة سواء من حيث النشاط أو الإنتاج والمردودية سواء على صعيد القضاة أو كتابة الضبط.
ولكي تكون هاته العملية ناجحة وعلى أحسن وجه يتعين التنسيق بين كالة الأقسام المطلوب منها إنجاز الإحصاء وتظافر الجميع للخروج بنتيجة إيجابية وإعطاء إحصاء صحيح ودقيق في هاته الشعبة تتم المراقبة والتتبع لجميع إجراءات القضايا والأحكام النهائية والتمهيدية في مختلف الشعب والمكاتب وحفظها وتخزينها بالحاسوب.
وهناك ملف خاص بالحواسب يتعين مسكه من طرف الموظف المكلف بهاته الشعبة ومعلوم أن الإحصائيات منها ما هو أسبوعي وما هو شهري ومنها ما هو سنوي ومنها ما ينجز وبه للمصالح المختصة بصفة دورية هذا بالإضافة إلى أنه كثيرا ما تنجز إحصائيات استثنائية أو شبه استثنائية وتوجه بالسرعة المطلوبة إلى المصالح المختصة بناء على طلب هاته الأخيرة كما أنه أحيانا قد يطلب من المحكمة أن تعزز هاته الإحصائيات بتقارير خاصة أو بتعليقات أو نظرة جملة حولها.
اعادة نشر بواسطة محاماة نت
اترك تعليقاً