منهجية التحرير الإداري 

منهجية اعداد التقارير – التقرير

التقرير

1- تعريفه :
التقرير وثيقة إدارية مكتوبة يحررها مفتش أو مندوب عن مؤسسة ما في قضية محددة استجابة لطلب جهة مسؤولة
من أجل تحديد الموقف واتخاذ التدابير المناسبة ومن ثم فإن الغاية من إعداده هي غاية عملية , فمن خلاله لا يكتفي لما اتخذه
من موقف بَيَّنٍ من القضية التي يتناولها , بل يذكر السبب والعلة, ويقترح الحل والعلاج ([1]) .
ويرتكز محرر التقرير على الواقع , ليستنبط المعطيات الأساسية التي تسمح له بإبداء رأي ووجهة نظر
مسببين حول الموضوع قصد تمكين المرسل إليه من اتخاذ الإجراءات والتدابير الضرورية([2]) .

2- أنواع التقارير:
تتنوع أغراضه حسب الغرض الذي تؤديه كالتقارير الإحصائية, التقارير الدورية , تقارير توصية, تقارير رسمية , تقارير بحث واستقصاء , قرير تفتيش , تقرير إخباري ..

أ‌- تقارير بحث وإستقصاء :
ويحررها الخبراء بعد استطلاع ميداني يخص فروع النشاط التي تهم المؤسسات أو الإدارات التي ينتسبون إليها فقد يكلف مقرر بإنجاز :
– تقرير إستقصاء يتعلق ببحث إمكانات تسويق بضاعة ما
– يكلف آخر بإنجاز دراسة ميدانية بقصد تقديم إقتراحات لتوجيه أذواق الناس الى استهلاك نوع جديد من المواد
– يكلف ثالث بدراسة بيئية قصد معرفة مدى صلاح منطقة معينة لإقامة مصنع أو حضيرة

ب‌- تقرير تفتيش :
وهي تقارير غايتها إطلاع المسؤولين على الوتيرة التي تسير عليها فروع المؤسسات التي يديرونها ومن خلالها
يتعرفوف على الحسنات والنقائص وعلى ضوئها يأمرون بإدخال التعديلات المناسبة على اجهزة التسيير والتنفيذ , فقد تكون تقارير التفتيش سرية أو شخصية تهدف الى تقييم
الموظفين وبناء على نتائجها قد يرقى البعض أو قد يعاقب البعض الأخر
وذللك يهدف الى فرض نجاعة أكبر على هياكل التسيير و العمل .

جـ – تقارير أحداث و حوادث :
وهي التي تنجز إثر وقوع حدث ما مثل : تحديد ظروف وقوع حريق في ورشة صناعية
تقييم نشاط مؤسسة معينة أثناء معرض تجاري([3]) .

3- أهمية التقرير :
للتقرير أهمية في توثيق العمل وتقييمه ووصفه وتنظيمه لأنها بيان مكتوب يصف حالة أو نشاطا أو مشروعا ,
وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها ومالم تكن الأمور محددة فمن الصعب
إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل وكل هذا الهدف منه :
– تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط
– توثيق النشاط للرجوع اليه وقت الحاجة
– استخلاص افكار جديدة وانتاجها وتنميتها وحفضها
– الشعور بالانجاز وزيادة الثقة بالنفس ([4])
– اقتراح إجراءات أو تدابير
– تقديم مساعدة للمرسل إليه الذي هو بحاجة الى رأي المختص في الموضوع
– توضيح الرؤى للمرسل إليهم حول الإشكالية
– التخمين والإعداد للمستقبل([5]) .

– 4- شروطه وضوابطه :
– جمع المعلومات من مصادرها الأصلية بالمقابلة أو الكتابة أو غيرها
– التحقق من صحتها تمهيدا لتحليلها تحليلا مطلوبا
– الانتباه للزمن في الوثائق والأخذ بالأحداث
– قد تحتاج بعض التقارير لإدراج بعض الصور
– تحديد المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقا للغرض المقصود من التقرير وينبغي الصدق والنزاهة بعيدا عن الإغراض الشخصية
( المصلحة )
– الاهتمام بشكل التقرير الخارجي وأسلوب صياغته وتحريره
– مراعاة الدقة والوضوح والأمانة في نقلل الحقيقة – الشرف
– يراعى في التقرير حذف مايلي :
الأمثلة / الأوصـاف / العمــوميات / الاحتــمالات

5- تصميم التقرير :
يتعين على المحرر ان يلتزم بمختلف الملاحظات والتوجيهات المقدمة بخصوص مميزات الاسلوب الاداري
من موضوعية ووضوح وبساطة وانجاز ودقة ويمكن افراغ هذه المعلومات في قالب منهجي على النحو الأتي :
أ‌- المدخل :
ويتمثل على تصدير يتكون من تاريخ التقرير وموضعه واسم صاحبه وتعيين الجهة التي توجه اليها ,
كما يشتمل على تمهيد موجز يهدف الى اثارة اهتمام المسؤولين وتعيين الجهة المطالبة به وتبيين الدوافع والاسباب التي دعت الى تحريره ([6]).
مثلا : ان الهدف من كتابة هذا التقرير هو الحكم على طريقة أداء الأستاذ ….
أو
إن موضوع هذا التقرير يتعلق بحالة سير الدروس خلال الفصل الأول من السنة الدراسية 2004 – 2005 .
ويمكن ان يتناول اي موضوع له علاقة بالعمل الإداري كتحرير تقرير بشأن حالة, موظف ما سلوكه , صفاته برامج تعليمية ([7] ).

ب‌- صلب الموضوع :
يتعين على المحرر أن يلتزم بمختلف الملاحظات والتوجيهات المقدمة , التي تدخل في مهامه وذلك من حيث
الموضوعية الوضوح البساطة الايجاز الدقة ويمكن الاستعانة بالتعابير والصيغ التي تستعمل عادة في
الرسائل الادارية وفي جميع الحالات فإن قدرة المحرر تلعب الدور الأساسي في إعداد التقرير([8]) .

ويعتبر صلب الموضوع أطول جزء في التقرير حيث حيث يتوسع الموضوع ليشمل العمليات الضرورية في كل تقرير وتتدرج في ثلاث مستويات :
– عرض الوقائع : عرض حال موضوعي , وفيه يقوم المقرر بسرد التفاصيل وتحديد الأسباب .
– التعليق والمناقشة : مناقشة الوقائع وتقييمها وذكر الاوضاع الناجمة عنها وابداء الرأي فيها وتقديم البيانات والحجج.
– ذكر النتائج وما يتولد عنها من اقتراحات.
وهناك قسم ثانوي يلحق بصلب الموضوع وهو الوثائق الملحقة والتي يمكن الاستغناء عنها في التقارير القصيرة .

جـ – الخاتـمة :
ينتهي التقرير عادة بخاتمة يرجو من خلالها المحرر من المرسل اليه الموافقة على اقتراح واعطاء تعليمات لإتخاذ موقف ما, ومن الصيغ المستعملة :
– أرجوا أن توافقوا على الإقتراح الذي يهدف الى ….
– الرجاء منكم ان ترجعوا لي هذا التقرير مصحوبا بموافقتكم او بتعليماتكم لإتخاذ ماترونه مناسبا ([9]).
بالإضافة يجب على محرر التقرير ان يراعي حجم تقريره وذالك من خلال مايلي :

v حجم التقارير :
تتفاوت التقارير من حيث حجمها فهي تتراوح من صفحة واحدة إلى مئات الصفحات , فطبيعة الموضوع
ونوعية التحريات المطلوبة من الأمور الأساسية التي تحدد حجم التقرير وهذا يعني أن بعض التقارير يمكن
أن تنجز في دقائق معدودة , وان حجم البعض الأخر قد يستغرق إعداده سنوات , كما أن حجم عناصره
قد يتألف من نحو 10 صفحات والبعض الأخر قد يتألف من نحو 40 صفحة ومثال ذالك :
نوع التقرير
محتويات المدخل
محتويات صلب الموضوع

التقارير القصيرة
أقل من 10 صفحات
أ‌- التصدير :
– تاريخ التقرير
– تعيين صفة المقرر
– تعيين المرسل إليه
ب‌- موضوع التقرير في شكل عنوان
جـ – مواد التقرير أو مخططه (وهذه المعلومات كلها تقدم في صفحة واحدة ,انظر النموذج الأتي في الصفحة التالية ).
أ‌- عرض حال مفصل
ب‌- تعليق ومناقشة
ج- اقتراحات
د- الوثائق الملحقة

التقارير الطويلة أكثر من 10 صفحات
أ‌- التصدير (في صفحة واحدة)
ب‌- موضوع التقرير يعبر عنه بعنوان في صفحة مستقلة
ج- شكر المساهمون في تسهيل مهمة المقرر(صفحة واحدة)
د- مواد التقرير بالتفصيل (1أو2صفحة)
أ- عرض حال مفصل
ب- تعليق ومناقشة
ج – اقتراحات
د- الوثائق الملحقة

v – مختصر التقرير :
إن بعض الإدارات وبعض المؤسسات التجارية تطلب من المفتشين والفنيين والخبراء أن يصحبوا تقاريرهم الطويلة
بمختصرات عنه لتعجيل الاطلاع على فحواها الإجمالي وفي السرعة التي يتطلبها تسيير بعض المشاريع والتحكم في فحواها .
إدراج الوثائق الملحقة بالتقارير :
في التقارير القصيرة تدرج الوثائق المصاحبة في أخره وقد تدرج في صلب الموضوع , وفي المكان المناسب ,
أما في التقارير الطويلة فإن المقرر مطالب باتخاذ احتياطه , فقد يحتاج إلى انجاز عدة ملحقات يدرجها في آخر تقريره :
– ملحق خاص بشرح بعض المصطلحات
– قائمة المصادر والمراجع
– مختصر التقرير ‘( إذا طالبت به الجهات المختصة )
– الوثائق المصاحبة مثل الصور الرسوم البيانية الجداول ([10]).
– – منهجية إعداد التقرير :
طرح الأسئلة : كيف – من – ماذا – كم – أين – متى – لماذا