صياغة العقود التجارية

صيغة خطاب النوايا المثالي من وجهة نظرنا باختصار يجب أن يتكون من البنود التالية:

1.الغرض:

يجب أن يحتوي الخطاب على الغرض منه والتحديد لطبيعة الغرض والدوافع والأهداف مهمة جداً.

2.شروط المشروع المزمع الدخول فيه:

يجب أن يتضمن خطاب النوايا عددا من الشروط الأساسية للعملية أو المشروع المزمع التعاقد بشأنه، ومنها:

• احد الشروط المهمة هو المنع من وضع العقبات التعجيزية في أي مرحلة من مراحل المفاوضات بعد تكبد الكثير من التكاليف في والوقت والجهد والمال.

• شرط آخر مهم وهو المنع من المنافسة لفترة معينة أو عدم التغيير في نوع المنتج أو خطوطه أو بما يؤثر على الأسعار.

• شرط آخر يمكن ادراجه وهو الالتزام بمعايير محددة للتمثيل أو للضمانات، ويمكن وضع معايير معينة لحدود المسؤولية.

• ويمكن ادراج ضمانات معينة بهدف الزام الأطراف ببذل الجهد المسؤول بين أطراف العلاقة لإنجاز المفاوضات بجدية خلال مدة معقولة.

3.الشرط الجزائي:
قد يكون من الصعب التحقق من عدم مخالفة الطرف الآخر للشروط والالتزامات بين الأطراف لذلك من المفيد جداً ادراج شرط جزائي يلتزم به الأطراف.

4.السرية:

من المهم والمفيد جداً ادراج بند يتعلق بسرية المفاوضات أو المشروع أو أسرار المنتج.

جدول المفاوضات:
وضع جدول عمل محدد المدد والتواريخ يلتزم به الأطراف بحيث يسهل على الأطراف تنسيق جهودهم للتقدم بفعالية ولتسهيل توزيع الموارد الداخلية المطلوبة.

تحديد البنود الملزمة والبنود غير الملزمة:
لتفادي أي غموض يكتنف أي من البنود ملزم وما هو غير ملزم،مثلاً اذا كانت الأطراف لها الحرية الكاملة للانسحاب من المفاوضات دون إبداء الأسباب أو إذا كان يترتب على إيقافها أو الإنسحاب منها يترتب عليه مسؤولية أو تعويض عن الأضرار، فيجب إيضاح ذلك.

لغة العقد:
هذا بند مهم للأطراف بحيث يتفقا ابتداء على لغة العقد المزمع التفاوض بشأنه، بحيث يحتكم أطرافه الى تلك اللغه بجميع مدلولاتها ومعانيها.

القانون الواجب التطبيق والمحاكم المختصة:
لتفادي أي غموض أو مفاجآت يجب إيضاح القانون الحاكم للعقد والمحاكم المختصة للفصل في الموضوع عند حدوث أي نزاع ينشأ عن خطاب النوايا أو العقد المستقبلي.

آلية حل النزاعات:
قد يكون من المفيد الاتفاق على آلية معينة لحل أي نزاع ينشأ عن خطاب النوايا مثلاً فإن الأطراف عادة يتفقون بألا يحال النزاع بشأنه الى التحكيم نظراً لأن خطاب النوايا ليس من التعقيد أو الصعوبة التي تستدعي التحكيم.

هذه من وجهة نظرنا بنود أساسية التي يجب أن يحتويها أي خطاب نوايا.

نصائح للمتفاوضين بخصوص خطابات النوايا:

تواجه من يصوغ خطابات النوايا بعض المخاطر دون أن ينتبه لها الكثير ونورد منها الاتي :

1.اشراك الادارة القانونية أو المحامي: من خلال الممارسة العملية في المجال القانوني نلحظ عددا من الأخطاء التي من المفترض ألا تقع ومنها الصغير قليل التأثير ومنها الكبير المسبب لمصاعب مستقبلية حتمية في الفهم والتفسير بين الاطراف في حال نشوب نزاع بين الاطراف، والسبب الرئيس لمثل هذه الأخطاء أن من يقوم بصياغة هذه الخطابات اشخاص ليس لهم علاقة بالقانون مثل المهندسين ومدراء المبيعات او المشتروات او غيرهم ممن يفتقد للتأسيس القانوني السليم بعباراته ومصطلحاته، حيث يستخدمون لغة عامة تفتقد للدقة والإحكام بل إن بعضهم يستخدم جملا من انشائه الشخصي وهو الوحيد الذي يعرف معانيها التي تثير الغرابة أحياناً « فمثلاً بعض ادارات المبيعات تضع فروقاً مبهمة بين الاتفاق والعقد وأمر الشراء…الخ» وهذا الغموض له نتائج مدمرة. لذلك فالنصيحة الأولى والأساسية هي اشراك الأدارة القانونية أو المحامي المتمرس في صياغة الوثائق السابقة على العقود أو على الأقل أن تزود المفاوضين غير المتخصصين بالقانون بتوجيهات محددة بما يجب استخدامه من عبارات وما يجب تجنبه منها.

وضوح العبارات: يحصل أحياناً ان يختار كاتب خطاب النوايا بعض العبارات الغامضة بهدف جعلها ملزمة للطرف الآخر بأقصى قدر ممكن في حين تخفف هذا العبء على محررها, وهذا الهدف يقود الى نصوص تخلق عكس ما يرتجى منها، والمصلحة المأمولة منه ضعيفة بل ستجلب خطر الآثار الجانبية السيئة الملازمة للشك والريبة وستخلق إحساسا بعدم الثقة لدى الطرف الآخر. ولذلك على من يقوم بصياغة خطاب النوايا أن يكون واضحاً كل الوضوح في بيان ما هو ملزم وما هو غير ملزم.
3.عند رغبة أحد الأطراف في التحرز من أي التزام يرتبه خطاب النوايا، فيمكن أن يضيف له وأي مستند آخر يصدر منه عبارة « ولا ينشأ أي التزام عقدي إلا من خلال نصوص العقد النهائي فقط» مع الأخذ في الاعتبار ما قد يرتبه خطاب النوايا من التزام في بعض الأنظمة القانونية. ويمكن أيضاً حذف أي التزام بالتعويض عن الضرر في حالة فسخ الاتفاق أو إيقاف المفاوضات، ومع الأخذ في الاعتبار أيضاً أن التحرر من أي التزام قانوني في خطاب النوايا لا يعني خلوه من مؤثرات السمعة التجارية سلباً أو إيجاباً، مع العلم أن النتائج المترتبه على خرق الالتزام الأخلاقي تفوق أي آثار قانونية أخرى»الضرر اللاحق بالسمعة التجارية أو بالمصداقية والعلاقات التجارية …الخ».

عند رغبة الشخص في أن يحتوي خطاب النوايا على التزامات معينة، فمن المفترض توضيح الهدف من هذه الالتزامات بشكل محدد : مثل عدم إعادة الاستفسارات مرة أخرى وبدون سبب وجيه أو عدم بحث ما تم التوصل إليه من نتائج مرة أخرى أو عدم الدخول في مفاوضات متوازية مع طرف ثالث طالما المفاوضات الحالية جارية بين الاطراف ومن الملائم جداً تحديد العواقب على أي انتهاك محتمل للأتفاق وخاصة مقدار الضرر، ويمكن أيضاً تحديد محكم لتوضيح أي نص طارىء في حال الخلاف بين الاطراف.
5.ويمكن تضمين الخطاب نصا يوضح بأن أي مستند يسبق التعاقد لن يكون ملزماً مالم ينص على ذلك في العقد النهائي.

6.ينصح أيضاً بأهمية وضع خطة عمل ودليل مختصر للإجراءات بتواريخ وأوقات محددة يمكن اتباعها بشكل عملي ومعقول ويمكن تعديلها لتتماشى مع المستجدات.ويضاف أيضا نص لاعتماد السرية في سير العمل.

7.ويدرج في العقد النهائي نص يشير الى خطابات النوايا السابقة إما للتأكيد على أهميتها لتوضيح نقاط معينة في العقد أو لتجريدها من أي أثر قانوني.

8.عندما تقود المفاوضات الى أكثر من عقد فإن الخطر يكمن عندما يكتمل أي من العقود في أن الآخر أو الأخرى لم تكتمل بعد. لذا ينبغي أن تصاغ خطابات النوايا بطريقة تمنع أي من الأطراف من الأدعاء بأن العقد المكتمل قد دخل قوّة الالزام أو التنفيذ ما لم تدل على ذلك صراحة إرادة المتعاقدين أو أن طبيعته تستلزم ذلك. والطريقة الآمنه هي التي تحتوي على تنسيق بين خطابات النوايا وأي من العقود الناشئة عنها أي تكون إطار عام يحصي العقود المختلفة ويوضح أهمية ما بينها من تداخل.

9.أخيراً يجب النص بوضوح على القانون الواجب التطبيق ويجب أن لا يهمل من قبل المتفاوضين حيث إن التأثير القانوني على قوّة نفاذ العقود يختلف من بلد الى آخر.