كيفية صياغة خطاب ترقية موظف حكومي في السعودية

يسعى الموظف الجيد دائمًا إلى الترقية ليرتفع شأنه على سلم نموه المهني ، و في وقتنا الحالي تقدم بعض المؤسسات ترقية لموظفيها الداخليين بدلاً من البحث عن المواهب الخارجية ، و لكن في أوقات معينة ، يطلب الموظفون من إدارتهم العليا تقديم ترقية وظيفية لهم من أجل نموهم المهني .

أهمية الترقية للموظفين
– أغلب الموظفون يكتبون خطاب طلب لنفسه ، و تختار العديد من الشركات و المؤسسات توظيف عمال جدد من الداخل عندما تصبح الوظائف متاحة ، بدلًا من تعيين أفراد جدد ، و في هذا الخطاب يجب أن تكون مستعدًا للتعبير عن اهتمامك بمنصب يوفر فرصة للترقية ، لأن هذت أمر ضروري لتطوير حياتك المهنية . كقاعدة تصاحب السيرة الذاتية .

نصائح لكتابة طلب الترقية
– أولاً ، من الضروري أن تكون متواضعاً أثناء كتابة خطاب طلب لترقية الوظيفة ، و يجب أن تكون نبرة الرسالة رسمية في التعبير عن احترافك ، كما يجب عليك أيضًا أن تذكر في رسالتك التجربة في مؤسستك ، فهذا سوف يترك أثرا إيجابيا ، و بمجرد كتابة الرسالة ، يرجى إعادة التحقق من الأخطاء الإملائية أو أخطاء الترقيم .

العناصر الأساسية في خطاب طلب الترقية
– في ما يلي قائمة قصيرة بالمكونات الرئيسية لخطاب طلب الترقية الفعال ، و هي : ذكر المدير أو المؤسسة ، و تحية ودية ، و مقدمة جاذبة للطلب ، و الإشارة إلى إنجازاتك ، و ذكر الأوسمة التي قد حصل عليها الموظف ، ذكر الاستنتاج و ملخص لطلبك ، و التوقيع في النهاية ، و سوف نعرض هذه العناصر بصورة مفصلة كما يلي :

التحدث مع المدير سابقًا
– تذكر ، يجب عليك إرسال هذه الرسالة بعد طلب ترقية من مديرك. لذلك ، بمعنى أنك تتعامل مع رسالة هذا البريد الإلكتروني كمتابعة لمحادثة سابقة .

الكتابة بوضوح
– هذه الرسالة الإلكترونية هي طلب ترقية خطي ، لذا فأنت تريد أن يكون كل شيء واضحًا قدر الإمكان ، ولهذا اكتب اسمك واذكر صراحة أن هذه الرسالة الإلكترونية تتعلق بطلبك للترقية حتى لا تكون هناك مفاجآت لأي شخص قد يقرأها لاحقًا .

إلقاء تحية ودية
اجعلها قصيرة وحلوة وودية ، و ذلك مثل : “مرحبًا [اسم المدير أو المؤسسة التي تعمل بها ]” .

كتابة مقدمة قوية ومحددة
– يجب أن تكون المقدمة جذابة و قوية ، و تكون صريحة دون أي غموض ، كما يجب أن تكون موجزة ، كن محددًا بقدر الإمكان حول الوظيفة التي تشغلها ، و يتعين عليك طلب ترقية إلى وظيفة محددة ، لذا تأكد من تضمين ذلك في طلبك .

– تذكر ، أنه سيتم إرسال هذا البريد الإلكتروني كملخص بعد حدوث محادثة مع مديرك بالفعل ، و لذلك لن ترسل رسالة البريد الإلكتروني هذه باردة بل ستكون متابعة للمحادثة اللفظية إن أمكن .

– يمكن تضمين عبارة “شكرًا على وقتك في اليوم الآخر” أو بعض التذكيرات الأخرى الدقيقة التي توضح أن هذه عبارة عن متابعة للمحادثة التي أجريتها سابقًا بشأن طلب الترقية هذا .

ذكر الانجازات
– يجب وضع قضيتك بإيجاز قدر الإمكان ، و يجب عليك تسجيل ما لا يزيد عن خمس إنجازات ، لذلك تأكد من اختيار أقوى الإنجازات ، و لا يمثل هذا البريد الإلكتروني سجلًا تاريخيًا كاملاً لكل ما سبق أن أنجزته للشركة .

ذكر الأوسمة الخاصة التي سبق الحصول عليها
– يجب أن تكون الجوائز الخاصة بك جوائز ، أو مديح ، أو حتى رسائل بريد إلكتروني للعميل تصف عملك الرائع ، و مرة أخرى ، يجب أن يكون هذا موجزًا ​​، و لكن يجب إبراز أفضل النتائج من الأشهر الستة الماضية إلى السنة ، فهذا ليس سجلًا كاملاً ، إنها قائمة قابلة للضغط والتي يجب أن تثير الدهشة عندما يراها الآخرون ، و تذكر أن الشخص الذي يوافق على الترقية قد لا يعرف هويتك ، لذا فأعطيه ملخصًا قصيرًا عن الجوائز التي حصلت عليها لإخباره بأنه يجب أن يُعجب بك .

الاستنتاج وملخص الطلب
– الآن ، قد يكون البريد الإلكتروني الخاص بك مطولاً ، لقد طلبت الترقية إلى موضع محدد أو منصب وظيفي معين ، وقد وضعت إنجازاتك دليلاً على أنك تقوم بالفعل بهذه المهمة ، و قد أدرجت بعض الجوائز لإظهار أن الآخرين قد لاحظوا عملك .

– قبل إنهاء الرسالة ، أعد تقديم الطلب وأعد عرض طلبك مرة أخرى بأكبر قدر ممكن – بما لا يزيد عن جملتين أو ثلاث جمل – حتى يتمكن مديرك وأي شخص قد يحتاج إلى الموافقة على طلب الترقية من فهم قضيتك بسهولة في عدد قليل جمل .

التوقيع
– بعد الانهاء من كتابة كل شيء يجب التوقيع باسم الموظف في نهاية الرسالة ، و بعد تقديم الرسالة إلى مديرك ، يجب عليك متابعة الرسالة الإلكترونية لطلب الترقية للحصول على طلبك وتيسير قيام مديرك بتعميم طلبك للحصول على الموافقة .

المراجع:
Job Promotion Request Letter
How to write a promotion request letter to ask your boss for a promotion

إعادة نشر بواسطة محاماة نت