كل ما يعنيه التفويض هو توزيع العمل على الشخص المختص بهدف جعل الأمور أكثر فاعلية وكفاءة، ولذا فإنه من المهم أن تفوض المهام بطريقة تقلل فرص احتمال حدوث ارتباك أو أخطاء في عمليات الاتصال، وينبغي في التفويض أن يسعى المفوض وراء توضيح المهام وإبراز الأهداف وتطوير طرق الاتصال وكما يقول ستيفن كوفي:
(التفويض الفعّال للآخرين ربما يكون هو النشاط الوحيد المتاح، الأعظم قوة، والأشد فعالية).
والهدف من تعلم مهارة التفويض هو أن قوة الإدارة الفعّالة لا تُستمد من جهود الشخص ذاته , ولكن تستمد تلك الإدارة الفعالة من محصلة جهود أكثر من شخص , فناتج ما يؤديه مكتب المحاماة من نجاح وتقدم هو مجموع مجهود من المحامي والمحامية حتى أصغر موظف, ولكن على الرغم مما ذكرناه فإن المحرك في إحداث هذا الناتج هو إتقان هذه المهارة مهارة التفويض.
فمهارة التفويض هي من أهم المهارات الإدارية, , التي تشير إلى تكليف الموظفين بمهام معينة ليست ضمن مسئولياتهم الروتينية, مما يعود بالنفع على الموظفين أنفسهم وعلى المحامي والمحامية والغير في علاقة تبادل منافع تم صياغتها بعملية إدارية بسيطة, ألا وهي عملية التفويض.
تتمرحل عملية التفويض بالصلاحيات عبر خطوات هي:
1- تحديد المهام المراد تفويضها. قم بإعداد قائمة للمهام المراد إنجازها ومن ثم قم بتحديد أي منها يمكن أن يوكل إلى عضو آخر للقيام به.
2- تحديد المفوضين. يجب مراعاة تكليف العضو بالعمل الذي يناسب قدراته ومهاراته حسب طبيعة ومتطلبات القضية.
3- التكليف بالمسئوليات. قم بتكليف العضو المناسب بالمسئولية حيال إنجاز عمل أو مهمة معينة مع ضرورة التأكد من قبول هذا العضو بتحمل المسئولية الملقاة على عاتقه. قم بإبلاغ البقية بوضوح بالمهام الموكلة إلى الشخص الآخر والنتائج المرجوة منه وعند التكليف هناك عدة خطوات يجب إتباعها:
1- الوصف التام والكافي للمهمة والنتائج المرجوة مع ضرورة إعطاء كافة المعلومات الضرورية لبدء المهمة أو يمكن إخبار المكلف بالوقت الذي سيتم فيه تزويده بهذه المعلومات.
2- الاتفاق على معايير الأداء والجدول الزمني لإكمال المهمة.
3- تحديد احتياجات التدريب، وذلك عند حاجة أعضاء الفريق المكلف إلى تدريب خاص أو مساعدة فيجب توفيرها.
4- إعداد جدول خاص برفع تقارير الأداء؛ حيث يجب على المحامي والمحامية تحديد كيفية رفع تقارير سير العمل المطلوب رفعها له من قبل المفوض.
4- منح الصلاحيات. امنح الشخص المكلف الحق في جمع المعلومات اللازمة واتخاذ القرارات الضرورية التي تمكنه من إنجاز العمل الموكل إليه. أغلب الظن أن هذا العضو لن يتمكن من إنجاز المهام ما لم يمنح الصلاحيات الكافية وعند منح الصلاحيات يجب مراعاة مايلي:
1- المعرفة . يجب التأكد من أن الأعضاء المكلفون لديهم المعرفة والدراية اللازمة لإنجاز العمل المحدد.
2- الدافع. قد تتوفر لدى الأعضاء المعرفة والدراية الكافية لكن ربما ينقصهم الدافع والإيمان بالأهداف أو ربما كانوا غير راغبين في العمل أساساً؛ في هذه الحالة من المرجح أنهم لن يبذلون الجهد اللازم لإنجاز العمل
3- القدرة. إذا كان العضو مكلف أصلاً بمسئوليات ومهام أخرى ، ربما لا يتوفر لديه الوقت الكافي لأداء المهمة أو ربما يعجز عن التركيز في هذه المهمة بالقدر اللازم
5- إعمال مبدأ المسئولية والمحاسبة. يجب عليك كمحامي ناجح تحميل المفوضين المسئولية حيال إنجاز المهام التي قبلوا التكليف بها وإنجازها أو إذا كان المحامي هو المفوض من قبل الغير عليه تحمل المسئولية.
المحامي د. عبدالكريم بن إبراهيم العريني
اعادة نشر بواسطة محاماة نت .
اترك تعليقاً